Resumen del puesto: Responsable de tareas administrativas generales, de recepcionistas y de proyectos. Proyecta una imagen profesional de empresa
A través de la interacción presencial y telefónica, proporciona apoyo administrativo al equipo. Proporciona introducción y admisión de datos de pacientes en el
Instalación médica.
Titulaciones: Mínimo de un diploma de bachillerato. Debe tener conocimientos de CPU y ordenadores de Mac. Un año de experiencia en entrada de datos
Obligatorio. Debe escribir un mínimo de 45 palabras precisas por minuto. La formación informática formal es una ventaja, siendo competente en lo relevante
aplicaciones informáticas como MS Office, habilidades precisas de teclado y demostrada capacidad para introducir datos a la velocidad requerida, conocimientos de
ortografía, gramática y puntuación correctas, conocimiento de los procedimientos administrativos y clericales. Debe poseer una excelente escritura y
habilidades de comunicación oral y deben tener habilidades organizativas, de gestión de proyectos y de resolución de problemas. Debe ser capaz de trabajar
de forma independiente. Capacidad para mantener la confidencialidad, realizar múltiples tareas y cumplir plazos. Debe ser detallista y capaz de
Sigue las instrucciones proporcionadas en formato verbal o escrito. Puede que funcione algunas tardes y fines de semana, el español y inglés bilingües es un plus.
Funciones y funciones significativas
 Recibir a visitantes e invitados y dirigir adecuadamente
 Evalúa y documenta la alfabetización en salud y el método preferido de aprendizaje
 Programas de citas
 Hace llamadas de seguimiento cuando no lo hace
 Mantiene los horarios de visitas clínicas
 Cumple con las restricciones por COVID-19
 Recibir, dirigir y retransmitir mensajes telefónicos y fax
 Firmar y distribuir paquetes de UPS/Fed Ex/Airborne y abrir, clasificar y distribuir el correo entrante
 Fecha y sello de apertura en toda la correspondencia general
 Registrar y gestionar todos los mensajeros entrantes y salientes
 Organizar visitas de mantenimiento
 Sigue las directrices de HIPAA
 Sigue las políticas y procedimientos de control de infecciones
 Cumple con las normas JACHO, PCMH y HRSA
 Participa en actividades de divulgación y otros eventos de la empresa
 Participa en actividades e iniciativas de QI/QA
 Informes sobre datos demográficos, SOGI, SDoH y otros datos relevantes
 Informes sobre los horarios de ausencia a la clínica
 Informes sobre el flujo de clínicas
 Responsable de asegurar que los visitantes registren activamente y reciban una acreditación de visitante antes de entrar en las instalaciones
 Ayudar en la planificación y preparación de reuniones del personal, conferencias y llamadas telefónicas de conferencia, así como hacer preparativos
para las reuniones de la Junta
 Mantener un inventario adecuado de material de oficina
 Supervisar la distribución y uso de suministros y equipos
 Responsable de supervisar la limpieza diaria y el mantenimiento general de la oficina
 Realizar tareas administrativas generales que incluyen, pero no se limitan a: fotocopias, faxes, envío postal y archivo.
 Participa activamente en reuniones de equipo y personal
 Asistir a formaciones en servicio y formar parte de varios comités según sea necesario
 Coordinar y asistir a las reuniones del personal y mantener actas de las reuniones
 Asume la responsabilidad del desarrollo profesional y de la competencia relacionada con el trabajo
 Otras tareas asignadas